Gestión de proyectos: agilidad a lo grande

José Ramón Rodríguez*

En los últimos 20 o más años, los departamentos de TI y las empresas tecnológicas han implantado metodologías de gestión de proyectos y producción de software basadas en los principios del manifiesto Ágil. Más recientemente, otros departamentos y empresas de todos los sectores están llevando este enfoque más allá de los proyectos de TI. Se plantean escalar la agilidad al conjunto de la organización, en sus procesos de gestión, su estructura, su estrategia y sus políticas de recursos humanos o de gestión presupuestaria... como parte de su transformación digital.

En el nuevo contexto económico y corporativo, más digital e informatizado, pero también más impredecible y desesperado, las empresas miran a la tecnología no sólo como una condición para el éxito de su transformación empresarial, sino también para extender modelos de diseño organizativo que la informática ha probado antes. Las compañías aspiran a ser ágiles o bimodales: necesitan el músculo y la seguridad para manejar su negocio sin fallos y necesitan a la vez la rapidez de respuesta, el derecho al error y las estructuras planas y colaborativas que reclaman los proyectos de creatividad e innovación.

Agilidad y estabilidad no parecen dimensiones contradictorias. En su artículo clásico y premiado sobre el diseño de nuevos modelos organizativos que sirvan para acelerar la innovación y el crecimiento, Kotter (2012) dice que las empresas tienen "sistemas operativos" (sic), formados por jerarquías, procesos y sistemas de premios que conforman una cultura. Kotter aboga por la necesidad de trabajar con dos sistemas operativos a la vez: uno que soporta los procesos clave del negocio, "lo permanente" de la empresa; y otro, modelado conforme a los principios ágiles, dirigido al diseño y la implantación de la estrategia (en la informática, y en la empresa). "Una organización, dos estructuras". Gartner inventó el concepto de bimodalidad para referirse a esta manera de trabajar con dos ritmos diferentes a la vez.

Según una encuesta reciente de McKinsey, un 38% de los participantes declararon que estaban introduciendo cambios estructurales de alcance basados en ágil, aunque sólo el 4% confesaban haberlo conseguido completamente. En casi el 75% de las empresas, la agilidad forma parte de sus mayores tres prioridades para los siguientes años (más del 90% en otra encuesta de Deloitte). Los mejores candidatos son aquellos procesos relacionados con los clientes, con la innovación y con el desarrollo de productos. Los sectores más avanzados son la alta tecnología y las empresas farmacéuticas, seguidos de las empresas de servicios públicos (agua, gas, electricidad y telecomunicaciones), los servicios financieros y el "tercer sector".

En general, las empresas abordan esta transformación creando equipos y unidades separados, pequeños y multidisciplinares. La parte más interesante del estudio de McKinsey muestra que, efectivamente, estos equipos y unidades ágiles presentan resultados superiores a sus iguales en un 80% de los casos. Y que la diferencia es significativa: 1.5 veces superiores medidos en términos financieros y 1.7 veces superiores medidos con indicadores no financieros. La agilidad no sólo hace las cosas más rápido, sino que las hace mejor.

Las nuevas formas de la gestión de proyectos, en la tecnología y en el negocio, no son sólo ni principalmente una colección de metodologías, técnicas y herramientas, administradas por institutos y fundaciones que, como en una Iglesia, otorgan certificaciones de buena conducta. Se trata de un formidable cambio cultural que atraviesa los departamentos de TI y se extiende al conjunto de la organización.

El reto actual es cómo se puede escalar y estructurar esta organización de múltiples equipos y proyectos separados en una nueva forma organizativa común para toda la empresa y qué clase de roles, profesiones y profesionales se necesitan para hacerlo posible.

*José Ramón Rodríguez es profesor de dirección estratégica de sistemas de información, gestión de proyectos e Inteligencia de Negocio en la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). Investiga sobre la forma en que las TIC facilitan los procesos de transformación empresarial.