TPV para restaurantes y software de reservas: guía completa para tu negocio

En los últimos años, quienes nos movemos en el mundo de la hostelería hemos visto cientos de negocios florecer y otros tantos marchitarse en función de un factor crítico: su capacidad para digitalizarse. Porque actualmente, en España, hablar de un negocio de restauración eficiente es hablar, inevitablemente, de tecnología. La razón es sencilla de entender: la competencia es tan feroz y las expectativas de los clientes son cada vez más altas que ya no basta con la pasión por la cocina o el trato amable con los clientes; hace falta algo más.

Y si eres restaurador, probablemente hayas oído hablar de los sistemas de gestión, pero ¿sabes realmente cómo puedes sacarles provecho? En esta guía, desgranaremos todo lo que necesitas saber sobre los programas TPV y el software de reservas para restaurantes, dos herramientas que, cuando trabajan en sintonía, pueden transformar por completo la rentabilidad y la operativa de tu local.

TPV para restaurantes: ¿qué es y por qué es mucho más que una "caja registradora"?

Para empezar, lo primero que debes hacer es desterrar esa antigua idea de que el Terminal Punto de Venta (TPV) es simplemente un aparato que sirve para cobrar y dar tickets. En la hostelería moderna, se podría decir que el TPV para restaurantes es el auténtico cerebro de un negocio. Se trata de una combinación de software y hardware que ha sido diseñada para centralizar todas las operaciones de venta, pero también para gestionar lo que ocurre tras bambalinas.

Porque los nuevos sistemas de TPV permiten:

• Gestionar las comandas: enviar pedidos directamente a impresoras o pantallas tanto en la cocina como en la barra, eliminando en el proceso errores de interpretación y paseos innecesarios de los camareros.
• Controlar el stock: descontar ingredientes en tiempo real cada vez que se vende un plato, avisando antes de que un producto se agote.
• Manejar el personal: controlar los turnos, las ventas por empleado y la productividad de cada miembro del equipo.
• Realizar analítica avanzada: generar informes de ventas detallados para saber qué platos son los más rentables y cuáles deberías retirar de la carta.

El software de reservas: tu anfitrión digital 24/7

Por su parte, el software de reservas ha pasado de ser un lujo que solo se permitían locales de alta cocina a ser una necesidad para cualquier bar o restaurante que quiera aumentar su ocupación, pues con él dejas de depender de un cuaderno de papel manchado de café o de que alguien coja el teléfono en mitad del servicio.

Los softwares de reservas profesionales son sistemas que permiten a los clientes apartar su mesa directamente desde tu web o redes sociales, en cualquier momento del día. Su principal función es garantizar que el flujo de clientes sea constante y predecible en tu local, facilitando a la cocina y a la sala el prepararse adecuadamente para cada servicio.

Importancia de implementar estas herramientas

Ahora bien, la relevancia del uso de estas tecnologías radica en un concepto fundamental: el control total, ya que en un sector donde los márgenes de beneficio son cada vez más estrechos debido al constante aumento de los costes, la improvisación es el enemigo.

Beneficios clave para el restaurador

• Reducción del error humano: las comandas digitales no se pierden ni se entienden mal. Esto te ahorra dinero en platos devueltos y mejora el clima laboral.
• Optimización del tiempo: los camareros pueden pasar más tiempo atendiendo y haciendo ventas sugestivas, y menos tiempo caminando hacia la caja o la cocina.
• Adiós a los "no shows": los sistemas de reservas envían recordatorios automáticos a los clientes o incluso pueden llegar a solicitar una garantía bancaria, reduciendo así drásticamente el impacto de los clientes que reservan y luego no aparecen.
• Base de datos de los clientes: al digitalizar las reservas, empiezas a conocer a tus clientes. Puedes saber cuáles son sus alergias, sus platos favoritos o si es su cumpleaños. Esta personalización contribuye mucho a la fidelización.

Guía para implementar con éxito este tipo de tecnología en tu local

Puesto que no todas las soluciones sirven para todos los negocios, si estás pensando en actualizar tu sistema, ten en cuenta estos pasos:

Apuesta por la nube 

Busca soluciones de software como servicio (SaaS). Esto significa que toda tu información estará en la nube, de manera que podrás revisar las ventas de tu restaurante desde tu móvil mientras estás en casa o de vacaciones. Además, las actualizaciones son automáticas.

Prioriza la movilidad

El uso de tablets o comanderos móviles es esencial. Cuando un camarero toma la nota en la mesa y esta llega instantáneamente a la cocina, ganas entre 5 y 10 minutos por mesa, lo que permite doblar turnos con mayor facilidad.

No te olvides de la integración

Tener un TPV por un lado y un sistema de reservas por otro que no se comunican entre sí es un error muy común que cometen algunos propietarios. Recuerda que la verdadera magia ocurre cuando ambos sistemas están conectados.

El ecosistema Revo de CEGID

Algunas de las herramientas del mercado que cumplen con todas estas características y que, además, cuentan con el respaldo y la solidez de un proveedor líder en soluciones de gestión en la nube, son las del ecosistema Revo de CEGID. Consideradas como una referencia en el sector por su robustez y facilidad de uso sobre dispositivos Apple (iPad e iPhone).

CEGID Revo XEF

Esta es mucho más que un software de gestión y punto de venta. Es una herramienta intuitiva con la cual puedes gestionar desde el plano de mesas más complejo hasta el escandallo más detallado de tus platos. El diseño de CEGID Revo XEF está pensado para que cualquier empleado aprenda a usarlo en minutos, algo realmente importante dada la alta rotación de personal en el sector.

CEGID Revo FLOW

Diseñada para el control de la demanda, CEGID Revo FLOW gestiona las reservas online de manera impecable. Pero lo más interesante es que, si la conectas con Revo XEF, su eficiencia se multiplica:

• Puedes recibir reservas y asignarlas automática o manualmente a las mesas que ves en tu plano de Revo XEF.
• Desde el mismo plano de mesas del TPV, podrás acceder al estado de tus reservas para saber quién ha llegado, quién va tarde o quién está pagando.
• Todo esto te ayuda a controlar en tiempo real cómo tu local se va llenando, mejorando el flujo de trabajo de la cocina para evitar colapsos.

CEGID Revo SLOT

Y para aquellos locales que necesitan un control aún más exhaustivo, existe CEGID Revo SLOT, un sistema que gestiona los turnos de diferentes servicios y controla los aforos de forma milimétrica.

Con Revo SLOT, la experiencia del cliente sube de nivel debido a que estos pueden:

• Realizar y modificar sus propias reservas directamente en la web de tu local, sin que tú tengas que intervenir.
• Una vez confirmada la reserva, el cliente recibe un email o SMS de confirmación que le sirve como acreditación y recordatorio. Como te podrás imaginar, esto no solo profesionaliza la imagen de tu restaurante, sino que le da una seguridad adicional al comensal.

Así que digitalizar tu bar o restaurante no tiene nada que ver con convertirlo en un lugar frío y tecnológico, sino con todo lo contrario. La tecnología se encarga de las tareas pesadas, los cálculos y la organización para que tú y tu equipo puedan hacer lo que mejor saben hacer: recibir, cocinar y hacer que el cliente se sienta especial.

¿Estás listo para dar el salto y transformar la gestión de tu local? No olvides que el control es la única vía hacia la libertad creativa y el éxito económico.